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5 astuces à connaître pour réussir l'organisation de son gala

Tout ce qu'il vous faut savoir pour réaliser un gala digne des plus grands !

Un gala est souvent la consécration d’une entreprise ou d’une vie ; une présentation, un lancement, un anniversaire, une soirée de fin d’année … Quel que soit le sujet, il s’agit toujours d’une réception élégante et distinguée, d’une centaine de personnes au moins, qui nécessite une organisation préalable conséquente. Et avec toutes les tâches à accomplir, il suffit d’une erreur, d’un oubli pour que votre soirée de rêve prenne des allures de cauchemar… Pour éviter ce genre de dérapage tragique, nous vous proposons un petit récapitulatif des étapes à respecter et des faux pas à éviter pour que votre soirée puisse se parer de féérie plutôt que de disgrâce :

  • Dans un premier temps, il s’agit de déterminer l’ambiance que l’on souhaite avoir, en lien avec la cible de l‘événement, la raison d’être du gala, le type d’invité. Une entreprise sera plus portée sur l’extrême raffinement, l’oralité (discours, conversations attablés...) tandis qu’une soirée étudiante cherchera à mettre l’accent sur l’ambiance, le divertissement, la musique…
     
  • Dans la continuité de cette réflexion, le thème s’imposera tout naturellement : Black&White, Wild, 70’s, ou bien s’il s’agit d’une entreprise vous pouvez simplement reprendre les couleurs et la thématique de la boîte. Le thème est essentiel à la réussite de la soirée, il lui donne une homogénéité, une cohérence, une esthétique aussi. Tout pourra être accordé selon ce choix, du costume des serveurs aux murs de la salle en passant par les centres de table. Dans ce décor enchanteur, vos convives auront l’impression de faire partir d’un éminent spectacle chorégraphié, comme en représentation… De plus, le thème, s’il est bien choisi, pourra susciter des sentiments forts chez vos convives. Sentiments d’attachement, de fierté, de grandeur…
     
  • L’élément qu’il convient par la suite logiquement de traiter est le choix du lieu. Une étape encore une fois essentielle puisqu’elle doit s’inscrire dans la continuité du concept initialement établi. Mais afin de rendre votre événement unique, un lieu atypique pourrait valoriser votre soirée de gala et constituer un souvenir inoubliable pour vos convives. Attention aussi à la taille de la salle qui doit être proportionnelle au nombre d’invités, une belle salle trop grande ruinerait d’emblée l’ambiance. Certains de nos prestataires proposent, lorsque la superficie de la salle est importante, de la moduler afin d’en optimiser l’espace, alors renseignez-vous !
     
  • Une fois les prestataires contactés, la salle réservée, le thème agencé, il ne manque plus qu’à prévenir vos invités en leur envoyant une belle invitation. Aux couleurs de votre événement, avec distinction et clarté, annoncez la couleur en leur exposant le programme. Alléchés par le déroulement de la soirée et les animations proposées, vos convives se précipiteront pour inscrire en rouge la date du gala sur leurs calendriers et filer acheter costumes et chaussures !
     
  • Le gala terminé et son succès établi, prolongez le rêve en offrant cadeaux et goodies à la sortie, témoins d’un gala qui s’attardera dans les mémoires. Dans cette optique autorisez-vous la présence d’un photographe, que tous puissent se retrouver et se remémorer l’ambiance festive de cette réception. Et pour les plus connectés vous pourriez même créer un hashtag commémoratif !