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Les faux pas à éviter

Il est très difficile d'organiser une journée d'étude réussie... En connaître à l'avance les pièges et sources d'ennuis met toutes les chance de votre côté !

D’expérience, nous savons pour la plupart qu’une journée d’étude est plus facile à rater qu’à réussir puisque son succès dépend de pleins de petits détails qui doivent miraculeusement s’harmoniser sans accroc. Et l’échec d’un seul de ces micros éléments est susceptible de ternir votre belle organisation… On a donc pensé que lister ce qui est à même de louper serait la meilleure façon de vous aider à pallier à ces éventuelles difficultés. 

  • Puisque la journée d’étude est basée sur l’intervention d’experts chargés de venir partager leur science, le plus gros péril qui plane au dessus de ce jour dédié à la connaissance, concerne ces mêmes intervenants. Qu’ils soient coincés dans le RER, à l’hôpital, ou simplement flemmards, le pire scénario viendrait à coup sûr de ces personnes en qui vous avez aveuglément placé votre confiance et accessoirement votre carrière professionnelle… Pour vous aider à les sélectionner avec soin, nous vous avons concocté un petit « Top des intervenants » à consulter sans modération !
     
  • L’élément perturbateur par excellence, d’autant plus pénible que vous ne pouvez quasiment pas le prévoir (application RATP !) serait une grève de trains et/ou de métros. Dans le premier cas, si votre journée d’étude se passe loin et nécessite un certain temps de voyage, vous pouvez lui dire adieu… Quant à une grève de métro c’est presque pareil sauf que vous n’aurez peut-être pas besoin d’annuler, simplement avec tous ces changements d’horaires vous allez souhaiter avoir eu une extinction de voix le jour où vous vous êtes proposé comme organisateur…
     
  • L’heure du déjeuner est cruciale, c’est un moment de détente, de plaisir gustatif, de sociabilité. Et le moindre cheveu dans la salade de l’intervenant numéro 2 peut, suivant un effet boule de neige, se solder par un sabotage complet de votre événement. On exagère, mais à peine, donc pensez à prendre un soin tout particulier à l’organisation du repas : pas de cantine où le public devra faire la queue pour payer sa pitance, pas de mets trop lourd ou en trop petite quantité, des menus simples et surtout pas trop d’alcool !
     
  • Ce qui nous amène à notre prochain point : surveillez vos intervenants ! C’est un peu comme un baby sitting, sauf qu’à la fin de la journée vous ne gagnez pas de sous, vous gardez juste votre place … Oui parce qu’un spécialiste pompette, selon la personnalité, peut rapidement évoluer en savant de comptoir. Vous savez, celui qui tient un discours à l’air scientifique mais complètement dénué de logique pour celui qui y prête attention. Et comme le principe d’une conférence est que tous soient très concentrés sur l’orateur… Adieu crédibilité !
     
  • Les problèmes de températures peuvent aussi se révéler gênants mais ils restent moins dommageables que les cas exposés plus haut. Personne n’a envie de subir la climatisation en grelottant, ni de perdre 20% d’eau sous les affres de la chaleur mais bon, ça nous arrive tous les jours dans environ chaque transport que nous prenons et personne ne s’en est très sérieusement plaint (autrement ce problème aurait depuis longtemps déjà disparu…).
     
  • Facteur totalement imprévisible, votre journée d’étude pourrait être polluée par un événement similaire (ou non d’ailleurs). Un match de foot local juste à côté ? Un concert de rock-indé ? Peu importe la raison cela risque de fortement compromettre cette journée, à coup d’embouteillages, de bruits parasites, de voisinage envahissant et de public se faisant la malle au concert… Bref, vous avez compris, pensez à vous informer. Il est bien connu que le nerf de la guerre est le renseignement !
     
  • Pour finir, pensez à vérifier votre matériel, histoire d’éviter la honte des habituels projecteurs en panne, internet interrompu et manque de chaises… Ça risque de laisser une désagréable impression de … brouillon !